Privacybeleid zwemclub Atlandis
GDPR

Algemeen

We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Wie wordt beschermd?

Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoor- delijke verwerken.

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze leden in relatie tot onze aangeboden producten en diensten.

Dit privacybeleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze website, meedoet aan een wedstrijd, actie of event, of op andere wijze gebruik maakt van onze diensten. Ook de persoonsgegevens van ex-leden en sponsors worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Definitie

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke.

Atlandis VZW, met maatschappelijke zetel te Eikkapellaan 7 in 3400 Landen (hierna “Atlandis”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Atlandis het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt.

Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

A. De persoonsgegevens die je met ons deelt.

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch, schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je een (online) bestelformulier invult, je ons een SMS of e-mail stuurt, je inschrijft voor een wedstrijd), elektronisch of mondeling (bijvoorbeeld tijdens een inleidingsgesprek).

B. De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden.

Wij kopen geen persoonsgegevens aan bij derde partijen en verwerken deze ook niet. Moest dit in de toekomst veranderen, zal dit tijdig aangepast worden in het privacybeleid en zal u eveneens geïnformeerd worden rond het gebruik.

C. Categorieën persoonsgegevens.

Wij onderscheiden in onze systemen verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

-          Ledengegevens: wij onderscheiden de persoonsgegevens die je als lid van onze club kunnen identificeren (bijvoorbeeld je naam en identificatiedocumenten zoals een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart), de persoonsgegevens die ons toelaten contact met je op te nemen (bijvoorbeeld je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer), de persoonsgegevens die je persoonlijke kenmerken aanduiden (bijvoorbeeld je leeftijd en je geslacht) of je facturatie- en betalingsgegevens betreffen en alle andere voorkeuren die je kenbaar maakt via inschrijving (bijvoorbeeld je taalvoorkeur, sociale media, acties, websites en mobiele applicaties, wedstrijden etc.).

-          Gezondheidsgegevens: dit heeft enkel betrekking op het G-zwemmen. Hier vragen wij naar specifieke gegevens die ons in staat stellen om de veiligheid tijdens de activiteiten in het zwembad te garanderen en correct te kunnen reageren in geval van een medisch noodgeval. Al deze gegevens worden op basis van toestemming verkregen, het is niet verplicht deze op te geven.

Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid (uitgezonderd G-zwemmen).

D. Persoonsgegevens van niet-leden.

Via diverse kanalen, zoals bijvoorbeeld wedstrijden, promoties/acties, onze website/apps kunnen wij persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen lid zijn van Atlandis met de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen van onze producten en diensten. Wij waarborgen daarbij jouw recht op informatie en dwingen dat – voor zover van toepassing – samen met jouw eventuele wettelijk vereiste toestemming contractueel af van de derde partijen die in deze context jouw gegevens (voor ons) zouden verzamelen.

Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

A. Proportionele verwerking.

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

-          Om onze ledenadministratie uit te voeren;

-          Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en/of

-          Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy, in het bijzonder wanneer je minderjarig bent.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

B. Onze verwerkingsactiviteiten.

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden:

-          Om je lidmaatschap te verwerken

-          Om de verzekering en lidmaatschap bij de zwemfederatie in orde te brengen

-          Om de veiligheid tijdens de activiteiten te garanderen

-          Om je te informeren over onze overige producten en diensten binnen Atlandis

-          Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

-          Om studies, testen en statistieken bij te houden onder anonieme vorm

C. Geautomatiseerde besluitvorming

Atlandis neemt geen automatische besluitvorming – al dan niet op basis van profilering –waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden voor jou of waarbij zulk besluit jou in aanmerkelijke mate treft, tenzij:

-          dit noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van jouw overeenkomst (bijvoorbeeld kredietwaardigheidscontrole of het afsluiten van je Atlandis producten en diensten bij niet-betaling);

-          dit door de wetgeving is toegestaan (bijvoorbeeld voor het opsporen van belastingfraude); of

-          we hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen.

In zo’n situaties word je voorafgaandelijk geïnformeerd over de totstandkoming van het geautomatiseerde besluit, dat je het recht hebt om menselijke tussenkomst te eisen en de wijze waarop je het besluit kan aanvechten.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

Wij werken hard om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Zo worden deze enkel bijgehouden waar het absoluut noodzakelijk is en op de meest veilige manier. De technieken die we hiervoor gebruiken zijn:

-          Encryptie om je gegevens te versleutelen, zodat deze in geval van verlies onleesbaar zijn.

-          Organisatorische maatregelen: enkel wie toegang nodig heeft tot de specifieke gegevens heeft toegang om het werk naar behoren uit te voeren.

-          Up-to-date houden van de software.

Specifiek voor de gezondheidsgegevens van het G-zwemmen, zijn deze enkel toegankelijk voor de personen betrokken bij het G-zwemmen en in zoverre dit nodig is om hun rol uit te voeren.

Doorgeven van je persoonsgegevens

Wij verkopen geen gegevens aan derde partijen en we geven ze niet door aan derden zonder jouw toestemming, tenzij:

-          Dit nodig is voor onze dienstverlening;

-          Er een wettelijke verplichting is;

-          Er een gerechtvaardigd belang is voor Atlandis. We zullen je persoonsgegevens enkel doorgeven indien je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en je zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van de wettelijke uitzonderingen). Zo kunnen je persoonsgegevens bijvoorbeeld worden doorgegeven aan kredietcontroleurs, incassobureaus en juridische dienstverleners, alsook aan partners waar we mee samenwerken in het kader van een specifieke actie;

-          Je ons daar toestemming voor geeft.

Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

A. Overzicht van je privacy-rechten.

Je recht van inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Atlandis te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

-          de verwerkingsdoeleinden;

-          de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

-          de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);

-          indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

-          het bestaan van je privacy-rechten;

-          het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

-          de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en

-          het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

-          Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Atlandis kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

Je recht op verbetering van persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis of de wijziging van je e-mailadres.

Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

-          je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Atlandis;

-          je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Atlandis zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;

-          je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Atlandis;

-          je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;

-          je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

-          je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of omdat we voor de gerechtelijke autoriteiten verplicht zijn om gegevens te bewaren. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

Je recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

-          je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Atlandis in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;

-          de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;

-          Atlandis heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;

-          zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (‘data portability’)

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld om makkelijker van dienstenleverancier te kunnen veranderen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan Atlandis, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).

Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht:

-          Je kan Atlandis verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm; en

-          Je kan Atlandis verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Je bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat je voor de doorgifte opgeeft. Atlandis heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.

Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Atlandis of in kader van het algemeen belang. Atlandis zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Atlandis dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

Wat betreft je recht van bezwaar in het kader van direct marketing, kun je steeds uitschrijven via de e-mail of contact met ons opnemen zoals hieronder verduidelijkt.

B. Praktisch.

Hoe oefen ik mijn privacy-rechten uit?

Via e-mail naar atlandis.landen@gmail.com Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart).

Zijn er kosten aan verbonden?

Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

In welk formaat ontvang ik een antwoord?

Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.

Wanneer ontvang ik een antwoord?

Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

Wat indien Atlandis geen gevolg geeft aan mijn verzoek?

Wij zullen jou in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn. Zo worden verkeersgegevens met betrekking tot communicaties en verbindingen nooit langer dan 12 maanden bijgehouden. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name je lidmaatschap, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je lidmaatschap. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

Bepaalde gegevens van voormalige leden kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap worden gebruikt om het voormalig lid te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe acties en initiatieven van Atlandis, tenzij het lid volgens de in dit privacybeleid beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.

Hoe kan ik Atlandis contacteren?

Indien je Atlandis wil bereiken in relatie met dit privacybeleid, kan dit steeds schriftelijk, telefonisch of via sociale media. Alle informatie vind je terug via http://www.atlandis.be.

Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit.

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door Atlandis, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.